如何提升解決問題的能力?你可能疏忽掉的一個重要核心概念!

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Last Updated on 2021 年 5 月 11 日 by Simon

你是否有曾經想過:

  • 為什麼其他人總是有辦法想到如何解決問題?
  • 你總是在羨慕別人可以有效率地解決問題嗎?
  • 找工作時,你卻總是一再失利,只因你沒有解決問題的能力?

今天就讓我們來探討一下,究竟如何來提高你解決問題的能力!

定義問題

而在我們談論如何提升解決問題的能力之前,

我們必須先來了解一下,問題到底是什麼?

什麼是問題?到底為什麼會產生問題呢?你有思考過嗎?

而對我來說,問題的產生,其實就是因為理想與現實當中發生落差,

確切一點來講,就是你所期許的目標狀況,和實際情況不在同等位置之上,而這個時候,就會產生出問題,

定義問題
定義問題

如果要再簡單一點,就是想的和實際的結果不一樣!

舉例來說

如果你理想中的體重是50公斤,但是你站上體重機測量之後,結果發現是60公斤,

而這個與理想不符的中間差異,就會讓你產生出相關問題,

像是我是不是變胖了?我要怎麼做才可以減下來呢?

站上體重機

而我們經過簡單地定義完什麼是問題之後,我們再進一步地來探討一下,如果出現問題,那要如何來解決呢?

解決問題的步驟

而我認為要培養解決問題的能力,其實你可以先從建立流程開始,

也就是在腦中,制定一系列的基本步驟,

而針對解決問題,我覺得主要可以分成五個步驟,依序分別為:

  1. 確認問題
  2. 分析問題
  3. 制訂方案
  4. 開始執行
  5. 回顧修正

確認問題

確認問題

首先是確認問題的部分,

因為如同我們一開始定義問題那樣,問題的產生之處,就是因為理想目標與實際狀況產生落差而誕生的,

因此,針對確認問題方面,你就是需要去了解你的目標,和你現在的狀況到底為何?

那要如何確實地去了解目標與狀況呢?

這個時候,你就要加入具體化的概念,簡單來講,就是要讓它們被闡述地更具體、更清晰一點,

如果你還是不太清楚怎麼做?

這裡我提供兩個小技巧給你,分別為:

  • 數字化
  • 時間內

數字化

什麼是數字化?

簡單來講,就是將一段話,加入數字擴充描述,因而變得更加完整,

舉例來說,

像是「我希望提高我的數學成績」這段話,

你就可以變成「我希望提高我的數學成績到90分」。

時間內

那時間內是什麼呢?

其實也跟數字化有著異曲同工之妙,

簡單來講,就是加入時間的概念,

舉例說明,

像是一樣用數學成績這段話,你可以再變成「我希望在三個月之後,提高我的數學成績到90分」。

就是這樣,現在有沒有感覺比較具體一點了呢?

如果你還想知道更多的相關技巧,你可以參考之前我寫過的文章,如何制定計畫中設定目標的段落(如下)。

延伸閱讀:

好,那我們現在結合前面的概念,再來看一下如何實際應用,我們以工作來舉例好了,

舉例說明

首先,假如今天你的主管派一個任務給你,

他希望你可以提升目前公司A產品的銷售業績,

而此時,這個任務就是你正面臨的問題!(這不是廢話嗎XD別急,還沒說完…)

交代任務

不過,有了前面的概念後,你就可以知道,它並不是一個明確的問題,

(我們再來複習一下)

如同我們剛才在定義問題那邊有說到,理想目標與實際狀況產生差異,就會有問題產生,

而目前對於這個提升銷售業績的問題,

基本上就是因為主管心中的產品業績目標,與目前銷售狀況不符,而產生出來的,

因此,如何讓它變成一個比較明確的問題呢?

那就要從主管心中的目標下手,因而就要去詢問他,真正所期望的業績目標到底為何?

(結合我們前面所提到的數字化時間內的技巧)

像是看要提升到多少業績目標金額,或是和去年相比,要成長到多少的銷售比率,又或者是要在幾個月內達到目標…等等,

而這其實就是再次確認問題

然而,這裡也引出一個很重要的概念,就是要再次確認清楚

因為你要知道每個人心中主觀的想法,可是完全不一樣,

畢竟你不是主管肚子裡的蛔蟲,所以沒辦法只用心電感應,就猜出他內心真正的想法,

所以,你要做的就是,再三確認,確認清楚你的任務問題究竟為何?

不然你在不清楚問題的真實清況之下,就貿然行動,無論再怎麼努力,你也無法得到一個好的結果,

甚至更慘的情況下,你可能還會遭到主管的無情罵聲,攻擊的體無完膚,我想這不是你要的最終結果吧?

分析問題

分析問題

而我們學會如何確認問題之後,再來,我們準備進入到下一個部分,也就是分析問題。

然而,這邊可能有一些朋友們會產生疑問,覺得不是已經確認問題是什麼了,

那為何不趕快開始制定行動方案,趕快開始解決呢?

那麼我會想要告訴你,因為有些問題不像是表面上看起那麼簡單,

因此,我們必須學習如何分析問題!

那要如何分析問題呢?

這裡我提供兩個思考方向,分別為:

  • 找落差
  • 找原因

找落差]

還要記得我們講的落差嗎?

也就是目標與實際狀況的落差,

剛才在確認問題時,我們針對目標去做確認,

現在在分析問題這邊,我們要再把現實狀況一起給加進來。

舉例說明

假如你的公司有一個A產品,每銷售成功一個客戶,就可以提高業績為一千元,

如果現在公司A產品的每年銷售業績為一百萬元,

而主管目前心中的理想目標,是要將A產品的每年銷售業績,提高至一百五十萬元,

那麼這中間五十萬的落差就是你要解決的真正問題。(別擔心,不是在教數學喲!)

找原因

再來是找原因的部分,找原因,顧名思義,就是你要找到產生問題的根本原因!

那你覺得要怎麼找到真正原因呢?

這裡我提供兩個概念,分別為:

  • 行動性
  • 本質性

行動性)

首先,是行動的部分,行動,簡單來講,就是因為做了什麼事,所以才產生這個問題,

舉例來說,像是我今天考試考的不好的這個問題,

如果你要用行動性,來分析它的原因,

那你可能就會想到,因為我沒有好好地準備考試,所以才考得不好,

而這就是以行動當作出發點來思考問題。

本質性)

再來,是本質的部分,

這個部分可能會比較抽象一點,

所以,我會建議你可以先用行動性做思考後,再刪掉屬於行動類型的原因後,就可以得到本質性的原因,

而這個類型,通常也會是屬於比較深入性的原因,

如果要以一句話來表示,它會比較偏向形容的概念

而你也可以把它想像成針對一個對象(事物、人)的本身去作思考,

(解釋得太多,可能會更複雜,我還是舉個例子好了,哈)

舉例來說,一樣用考試考得不好的問題來說明,

如果你要用本質性來分析它,那你可能就會想到,

是不是因為我太緊張,或是粗心大意(形容的概念),所以才沒考好,這就是使用本質性來分析問題。

制定方案

制定方案

而這個部分,就是延續剛才的分析問題之後,針對你可以執行,而作出的行動方案,

然而,會建議你可以直接針對兩點來改善:

  • 落差
  • 原因

[落差]

要能改變落差,基本上,就是針對明確的目標,來進行行動方案的設計,

舉例來說(延續剛才公司A產品銷售的例子)

因為主管心中的理想目標,是要將每年銷售業績為一百萬元的A產品,提高至一百五十萬元,

而中間五十萬的差異就是你要解決的問題,

那麼,現在你就要從五十萬元去回推你要做的行動:

首先,你知道每年要再多作五十萬業績,因此,每個月要做的業績大概為4.2萬元左右,

而成功多銷售一個人,就可以多賺一千,所以,你就知道每個月要再多成交42個客戶,而這個也就是你可以執行的行動方案。

(當然你還可以繼續擴充出去,像是有成交率的問題,所以你可能還需要再多找幾位客戶來銷售之類的。)

小技巧分析:

回推法 → 從結果回推到目前或現階段可執行的方案(也可利用短、中、長期目標來安排喔!)

[原因]

而如果你想要改善根本原因,你就可以從剛才介紹的行動性和本質性來著手,

行動性)

行動性,基本上,就是針對行動來設計方案,

舉例像是考試沒考好,是因為沒有好好準備,

而這時你就可以針對準備考試這項行動,來安排你的執行方案(這個例子是不是太過簡單啦!好啦,再講多一點…)

舉例說明

如同剛才講過,你要先去分析問題,所以你要先分析,我考試考多少分才算是有考好,

而這時你可能就會想到一個分數60分(因為從來都沒及格過,這也太慘XD),

而得到這個分數後,你就可以去分析,要學會哪些知識,才可以幫助你得到60分呢?

而這時,學習那些知識,自然而然地就成為你可以執行的行動方案啦!

本質性)

本質性,如同剛才所講,就是針對對象本身來下手,因此,我們再舉剛才的例子來說明好了。

舉例說明

我考試考不好,因為本身太緊張,或是太粗心,那你就可以直接針對這些特質來下手,

會太緊張,你就可能要去思考如何減緩緊張,像是準備充分一點(準備充足,有自信,自然不緊張),

或是考前擦個綠油精,提個神順便舒緩情緒,這些都是可以成為你的行動方案。

開始執行

這個部分,其實就一個重點概念,就是行動、行動、再行動!(很重要,所以說三次XD)

開始執行

好啦,再補充一點好了,

要開始行動前,其實有一個地方要去注意,你知道嗎?

那就是拖延,很多人其實都有這個問題,就是在制訂方案時,花費過多的時間,深怕自己準備不充足,確實準備本身並沒有錯,

但是,如果你卻一直沒有開始行動,那其實也就在不自覺時,已經犯了拖延的病症囉!

因此,這裡我想提供在超速學習那邊文章曾分享過的兩個小技巧,來幫助你克服拖延,分別為:

  • 小處著手(簡單來講,就是從小的行動來開始)
  • 五秒法則(試著倒數五四三二一,然後開始行動,養成好習慣)

延伸閱讀:

回顧修正

回顧修正

什麼是回顧修正?

簡單來講,就是確認你的行動方案有沒有朝著解決你的問題而前進,

因為你要知道,其實有一半的時候,我們制定的行動方案,或是發現的原因,根本與實際的狀況不符合,

那你可能會問,那這樣是不是白做工了!

我告訴你,其實不會,

因為透過回顧和修正,我們基本上就是利用刪去法的概念,經由不斷地嘗試和行動,以找到我們最佳解決問題的答案,

因此,基本上,你也可以把回顧修正的這個步驟,當作是一個追蹤指標與校正器!

好,現在我們對於解決問題,大概有基本的認知後,可以準備進到我們重點部分,也就是你要如何去提升解決問題的能力呢?

如何提升解決問題的能力

針對於,提升解決問題的能力,這裡我想提供一個核心的概念,也就是建立自己的心智模型

世界上有很多的成功人士、或是名人們,他們都有屬於自己的多種心智模型,

而他們也會利用心智模型來幫助,在作決策時、或是解決問題時,可以讓他們得到心目中想要的最佳結果!

像是查理․蒙格曾經講過:「如果你具備80~90個重要的心智模型,基本上就足夠幫助你解決大概90%的問題,讓你成為一個真正有智慧的人」!

查理·蒙格
資料來源:維基百科

因此,如果你想提升解決問題的能力,不妨可先從這一個概念下手,

不過看到這裡,我相信一定有朋友,是第一次聽到心智模型這名詞,

那麼究竟什麼是心智模型呢?

我們緊接著看下去…

心智模型是什麼?

心智模型是什麼

心智模型,他的英文為Mental Model

而心智模型這個名詞,最早是從認知心理學出來的,

不過你看到心智兩個字,其實也可以猜得出來和你的內心、想法有所關聯,

另外也有人把它稱為思維模型

那到底什麼是心智模型,簡單來講,它就是以我們主觀的概念、想法去對外界資訊進行認知的方式。

基本上,會有心智模型產生,就是因為我們接收外界資訊後,

內在的主觀意識開始產生一連串的認知過程,最後形成我們的內化觀念與概念,

而我們之後的想法,或是思考方式就會進而被它影響,藉此方便我們去簡化外界複雜的資訊,轉為我們容易理解的形式。

舉例說明

像是你第一次學騎腳踏車時,當你將手把往右轉,或是往左轉,發現到腳踏車可以往右彎或是往左彎,

這時你就認知到,原來控制手把,就可以轉彎,而這個就變成你的內在觀念,

因此,下次學騎機車時,你就有概念,如果想轉彎,就要控制手把往右或往左轉。

而這就是一個經由體驗外界事物,認知後得到經驗的過程,幫助你可以了解相同運行原理的事物,

因此,心智模型對我來說,其實有點像是經驗法則、做事原則…等等。

建立心智模型的好處

從剛才的說明,眼尖的你,其實可以發現到,一旦有了心智模型之後,你便可以舉一反三,

因此,可以幫助你縮短思考的時間,讓你更有效率地去作決定、與解決問題!

此外,你也可以發現到,心智模型其實是可以經由後天訓練、吸收外界知識而養成的,

所以,你不用再羨慕,為什麼有些人感覺天生就很會解決問題了!

心智模型的例子有哪些?

這邊我想先分享一下,一位我很喜歡的個人成長知識型Youtuber(艾爾文),

他的一部影片也有提到心智模型的概念,而這邊,他是用思維模型來稱呼。

延伸閱讀:

另外,他在影片中,也有分享到三個不錯的心智模型,大家可以參考看看,分別為:

  • 80/20法則(80%的結果,主要由20%的作為所決定)
  • 10-10-10決策工具(利用短、中、長期目標,來幫助你作決定)
  • 避免因果謬誤(不要輕易地將原因和結果劃上等號,而忽略過程和其他影響因素)

分享我的心智模型

而我自己常用的心智模型主要有三個,分別為:

  • 80/20法則
  • 5W1H分析法
  • 三法則

80/20法則

第一個是80/20法則,這個真的是經典,

如同剛才艾爾文大大介紹那樣,主要就先針對關鍵之處,來幫助你取得大部分的結果,

這個會幫助你在執行任務、或工作時,可以節省不少時間,

另一方面,我也會用在學習知識上,

簡單來說,也就是針對主要的內容先作學習,了解基本架構之後,再補足其他小細節,

這個我在超速學習的那篇文章也有分享過,有興趣的朋友也可以去看一下!

衍伸閱讀:

5W1H分析法

再來,第二個是5W1H分析法,

簡單來說,就是利用六個疑問詞,來幫助你分析問題或狀況,哪六個疑問詞呢?

其實你應該也猜得出來,分別為:

  • What(什麼)
  • Why(為什麼)
  • When(何時)
  • Where(在哪裡)
  • Who(是誰)
  • How(如何)

舉個例子,假設今天你要分析一個狀況或事件,你就可以利用這個方法去作分析,依序為:

 What → 發生什麼事?

 Why → 為什麼會發生?

 When → 在什麼時候發生的?

 Where → 在哪裡發生的?

 Who → 參與事件發生的人有誰?

 How → 事情是如何進展的?

其他像是設定目標、或是制定學習計畫,也都可以利用這個方法來思考!

三法則

第三個是三法則,其實也可以叫做三點概念

而你也可以發現到三,這個數字,在世界中,似乎很常出現,

相關例子像是顏色的三原色、勢力的三巨頭、甚至是成語(三人成虎、三人行,必有我思焉…等),

因此,不知道是不是這樣,我們大腦的記憶對它似乎很有感覺(只對你有感覺耶,很煩XD),

相對上,如果一次吸收的資訊是超過三個,就越來越不容易記憶了,

而它可以運用的地方,像是簡報的介紹、或是要作結論時…等等要歸納重點之處,特別好用,因為方便別人來做記憶!

因此,不妨下次你要自我介紹時,也可以用看看這個方式,說不定就讓別人記住你了!

結論

最後,我們簡單來複習一下,有三個重點!

  • 解決問題的步驟:

    確認問題 → 分析問題 → 制訂方案 → 開始執行 → 回顧修正

  • 如何提升解決問題的能力:

          建立多種心智模型

  • 心智模型的例子:

          80/20法則、10-10-10決策工具、避免因果謬誤、5W1H分析法、三法則

希望今天的分享,可以幫助到你提升解決問題的能力,

另外,如果你還有其他好用的心智模型,或是可以提升解決問題能力的方法,

也都可以留言給我知道喔!感謝你!

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