如何提升解決問題的能力?你可能疏忽掉的一個重要核心概念!

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最後更新日期: 2021 年 7 月 6 日

你是否有曾經想過:

  • 為什麼其他人總是有辦法想到如何解決問題?
  • 你總是在羨慕別人可以有效率地解決問題嗎?
  • 找工作時,你卻總是一再失利,只因你沒有解決問題的能力?

今天就讓我們來探討一下,究竟如何來提高你解決問題的能力!

定義問題

而在我們談論如何提升解決問題的能力之前,

我們必須先來了解一下,問題到底是什麼?

什麼是問題?到底為什麼會產生問題呢?你有思考過嗎?

而對我來說,問題的產生,其實就是因為理想與現實當中發生落差,

確切一點來講,就是你所期許的目標狀況,和實際情況不在同等位置之上,而這個時候,就會產生出問題,

定義問題
定義問題

如果要再簡單一點,就是想的和實際的結果不一樣!

舉例來說

如果你理想中的體重是50公斤,但是你站上體重機測量之後,結果發現是60公斤,

而這個與理想不符的中間差異,就會讓你產生出相關問題,

像是我是不是變胖了?我要怎麼做才可以減下來呢?

站上體重機

而我們經過簡單地定義完什麼是問題之後,我們再進一步地來探討一下,

如果出現問題,那要如何來解決呢?

解決問題的步驟

而我認為要培養解決問題的能力,其實你可以先從建立流程開始,

也就是在腦中,制定一系列的基本步驟,

而針對解決問題,我覺得主要可以分成五個步驟,依序分別為:

  1. 確認問題
  2. 分析問題
  3. 制訂方案
  4. 開始執行
  5. 回顧修正

1.確認問題

確認問題

首先是確認問題的部分,

因為如同我們一開始定義問題那樣,問題的產生之處,就是因為理想目標與實際狀況產生落差而誕生的,

因此,針對確認問題方面,你就是需要去了解你的目標,和你現在的狀況到底為何?

那要如何確實地去了解目標與狀況呢?

這個時候,你就要加入具體化的概念,簡單來講,就是要讓它們被闡述地更具體、更清晰一點,

如果你還是不太清楚怎麼做?

這裡我提供兩個小技巧給你,分別為:

  • 數字化
  • 時間內

數字化

什麼是數字化?

簡單來講,就是將一段話,加入數字擴充描述,因而變得更加完整,

舉例來說,

像是「我希望提高我的數學成績」這段話,

你就可以變成「我希望提高我的數學成績到90分」。

時間內

那時間內是什麼呢?

其實也跟數字化有著異曲同工之妙,

簡單來講,就是加入時間的概念,

舉例說明,

像是一樣用數學成績這段話,你可以再變成「我希望在三個月之後,提高我的數學成績到90分」。

就是這樣,現在有沒有感覺比較具體一點了呢?

如果你還想知道更多的相關技巧,你可以參考之前我寫過的文章,如何制定計畫中設定目標的段落。

延伸閱讀:

舉例說明

好,那我們現在結合前面的概念,再來看一下如何實際應用,我們以工作來舉例好了,

首先,假如今天你的主管派一個任務給你,

他希望你可以提升目前公司A產品的銷售業績,

而此時,這個任務就是你正面臨的問題!(這不是廢話嗎XD別急,還沒說完…)

交代任務

不過,有了前面的概念後,你就可以知道,它並不是一個明確的問題,

(我們再來複習一下)

如同我們剛才在定義問題那邊有說到,理想目標與實際狀況產生差異,就會有問題產生,

而目前對於這個提升銷售業績的問題,

基本上就是因為主管心中的產品業績目標,與目前銷售狀況不符,而產生出來的,

因此,如何讓它變成一個比較明確的問題呢?

那就要從主管心中的目標下手,因而就要去詢問他,真正所期望的業績目標到底為何?

(結合我們前面所提到的數字化時間內的技巧)

像是看要提升到多少業績目標金額,或是和去年相比,要成長到多少的銷售比率,又或者是要在幾個月內達到目標…等等,

這其實就是再次確認問題

然而,這裡也引出一個很重要的概念,就是要再次確認清楚

因為你要知道每個人心中主觀的想法,可是完全不一樣,

畢竟你不是主管肚子裡的蛔蟲,所以沒辦法只用心電感應,就猜出他內心真正的想法,

所以,你要做的就是,再三確認,確認清楚你的任務問題究竟為何?

不然你在不清楚問題的真實清況之下,就貿然行動,無論再怎麼努力,你也無法得到一個好的結果,

甚至更慘的情況下,你可能還會遭到主管的無情罵聲,攻擊的體無完膚,我想這不是你要的最終結果吧?

2.分析問題

分析問題

而我們學會如何確認問題之後,再來,我們準備進入到下一個部分,也就是分析問題。

然而,這邊可能有一些朋友們會產生疑問,覺得不是已經確認問題是什麼了,

那為何不趕快開始制定行動方案,趕快開始解決呢?

那麼我會想要告訴你,因為有些問題不像是表面上看起那麼簡單,

因此,我們必須學習如何分析問題!

那要如何分析問題呢?

這裡我提供兩個思考方向,分別為:

  • 找落差
  • 找原因

找落差

還要記得我們講的落差嗎?

也就是目標與實際狀況的落差,

剛才在確認問題時,我們針對目標去做確認,

現在在分析問題這邊,我們要再把現實狀況一起給加進來。

舉例說明

假如你的公司有一個A產品,每銷售成功一個客戶,就可以提高業績為一千元,

如果現在公司A產品的每年銷售業績為一百萬元,

而主管目前心中的理想目標,是要將A產品的每年銷售業績,提高至一百五十萬元,

那麼這中間五十萬的落差就是你要解決的真正問題。(別擔心,不是在教數學喲!)

找原因

再來是找原因的部分,找原因,顧名思義,就是你要找到產生問題的根本原因!

那你覺得要怎麼找到真正原因呢?

這裡我提供兩個概念,分別為:

  • 行動性
  • 本質性

行動性)

首先,是行動的部分,行動,簡單來講,就是因為做了什麼事,所以才產生這個問題,

舉例來說,像是我今天考試考的不好的這個問題,

如果你要用行動性,來分析它的原因,

那你可能就會想到,因為我沒有好好地準備考試,所以才考得不好,

而這就是以行動當作出發點來思考問題。

本質性)

再來,是本質的部分,

這個部分可能會比較抽象一點,

所以,我會建議你可以先用行動性做思考後,再刪掉屬於行動類型的原因後,就可以得到本質性的原因,

而這個類型,通常也會是屬於比較深入性的原因,

如果要以一句話來表示,它會比較偏向形容的概念

而你也可以把它想像成針對一個對象(事物、人)的本身去作思考,

(解釋得太多,可能會更複雜,我還是舉個例子好了,哈)

舉例來說,一樣用考試考得不好的問題來說明,如果你要用本質性來分析它,那你可能就會想到,

是不是因為我太緊張,或是粗心大意(形容的概念),所以才沒考好,這就是使用本質性來分析問題。

3.制定方案

制定方案

而這個部分,就是延續剛才的分析問題之後,針對你可以執行,而作出的行動方案,

然而,會建議你可以直接針對兩點來改善:

  • 落差
  • 原因

落差

要能改變落差,基本上,就是針對明確的目標,來進行行動方案的設計,

舉例來說:(延續剛才公司A產品銷售的例子)

因為主管心中的理想目標,是要將每年銷售業績為一百萬元的A產品,提高至一百五十萬元,

而中間五十萬的差異就是你要解決的問題,

那麼,現在你就要從五十萬元去回推你要做的行動:

首先,你知道每年要再多作五十萬業績,因此,每個月要做的業績大概為4.2萬元左右,

而成功多銷售一個人,就可以多賺一千,

所以,你就知道每個月要再多成交42個客戶,而這個也就是你可以執行的行動方案,

當然你還可以繼續擴充出去,像是有成交率的問題,所以你可能還需要再多找幾位客戶來銷售之類的。

PS:(小技巧分析)

回推法 → 從結果回推到目前或現階段可執行的方案(也可利用短、中、長期目標來安排喔!)

原因

而如果你想要改善根本原因,你就可以從剛才介紹的行動性和本質性來著手,

行動性)

行動性,基本上,就是針對行動來設計方案,

舉例像是考試沒考好,是因為沒有好好準備,

而這時你就可以針對準備考試這項行動,來安排你的執行方案(這個例子是不是太過簡單啦!好啦,再講多一點…)

舉例說明

如同剛才講過,你要先去分析問題,所以你要先分析,我考試考多少分才算是有考好,

而這時你可能就會想到一個分數60分(因為從來都沒及格過,這也太慘XD),

而得到這個分數後,你就可以去分析,要學會哪些知識,才可以幫助你得到60分呢?

而這時,學習那些知識,自然而然地就成為你可以執行的行動方案啦!

本質性)

本質性,如同剛才所講,就是針對對象本身來下手,因此,我們再舉剛才的例子來說明好了。

舉例說明

我考試考不好,因為本身太緊張,或是太粗心,那你就可以直接針對這些特質來下手,

會太緊張,你就可能要去思考如何減緩緊張,像是準備充分一點(準備充足,有自信,自然不緊張),

或是考前擦個綠油精,提個神順便舒緩情緒,這些都是可以成為你的行動方案。

4.開始執行

這個部分,其實就一個重點概念,就是行動、行動、再行動!(很重要,所以說三次XD)

開始執行

好啦,再補充一點好了,

要開始行動前,其實有一個地方要去注意,你知道嗎?

那就是拖延,很多人其實都有這個問題,

就是在制訂方案時,花費過多的時間,深怕自己準備不充足,確實準備本身並沒有錯,

但是,如果你卻一直沒有開始行動,那其實也就在不自覺時,已經犯了拖延的病症囉!

因此,這裡我想提供在超速學習那邊文章曾分享過的兩個小技巧,來幫助你克服拖延,分別為:

  • 小處著手(簡單來講,就是從小的行動來開始)
  • 五秒法則(試著倒數五四三二一,然後開始行動,養成好習慣)

延伸閱讀:

5.回顧修正

回顧修正

什麼是回顧修正?

簡單來講,就是確認你的行動方案有沒有朝著解決你的問題而前進,

因為你要知道,其實有一半的時候,我們制定的行動方案,或是發現的原因,根本與實際的狀況不符合,

那你可能會問,那這樣是不是白做工了!

我告訴你,其實不會,

因為透過回顧和修正,我們基本上就是利用刪去法的概念,

經由不斷地嘗試和行動,以找到我們最佳解決問題的答案,

因此,基本上,你也可以把回顧修正的這個步驟,當作是一個追蹤指標與校正器!

好,現在我們對於解決問題,大概有基本的認知後,可以準備進到我們重點部分,

也就是你要如何去提升解決問題的能力呢?

如何提升解決問題的能力?

針對於,提升解決問題的能力,這裡我想提供一個核心的概念,也就是建立自己的心智模型

世界上有很多的成功人士、或是名人們,他們都有屬於自己的多種心智模型,

而他們也會利用心智模型來幫助,在作決策時、或是解決問題時,可以讓他們得到心目中想要的最佳結果!

像是查理․蒙格曾經講過:「如果你具備80~90個重要的心智模型,基本上就足夠幫助你解決大概90%的問題,讓你成為一個真正有智慧的人」!

查理·蒙格
資料來源:維基百科

因此,如果你想提升解決問題的能力,不妨可先從這一個概念下手,

不過看到這裡,我相信一定有朋友,是第一次聽到心智模型這名詞,

那麼究竟什麼是心智模型呢?

我們緊接著看下去…

心智模型是什麼?

心智模型是什麼

心智模型,他的英文為Mental Model

而心智模型這個名詞,最早是從認知心理學出來的,

不過你看到心智兩個字,其實也可以猜得出來和你的內心、想法有所關聯,

另外也有人把它稱為思維模型

那到底什麼是心智模型,簡單來講,它就是以我們主觀的概念、想法去對外界資訊進行認知的方式。

基本上,會有心智模型產生,就是因為我們接收外界資訊後,

內在的主觀意識開始產生一連串的認知過程,最後形成我們的內化觀念與概念,

而我們之後的想法,或是思考方式就會進而被它影響,

藉此方便我們去簡化外界複雜的資訊,轉為我們容易理解的形式。

舉例說明

像是你第一次學騎腳踏車時,當你將手把往右轉,或是往左轉,發現到腳踏車可以往右彎或是往左彎,

這時你就認知到,原來控制手把,就可以轉彎,而這個就變成你的內在觀念,

因此,下次學騎機車時,你就有概念,如果想轉彎,就要控制手把往右或往左轉。

而這就是一個經由體驗外界事物,認知後得到經驗的過程,幫助你可以了解相同運行原理的事物,

因此,心智模型對我來說,其實有點像是經驗法則、做事原則…等等。

建立心智模型的好處

從剛才的說明,眼尖的你,其實可以發現到,一旦有了心智模型之後,你便可以舉一反三,

因此,可以幫助你縮短思考的時間,讓你更有效率地去作決定、與解決問題!

此外,你也可以發現到,心智模型其實是可以經由後天訓練、吸收外界知識而養成的,

所以,你不用再羨慕,為什麼有些人感覺天生就很會解決問題了!

心智模型的例子有哪些?

這邊我想先分享一下,一位我很喜歡的個人成長知識型Youtuber(艾爾文)

他的一部影片也有提到心智模型的概念,而這邊,他是用思維模型來稱呼。

延伸閱讀:

另外,他在影片中,也有分享到三個不錯的心智模型,大家可以參考看看,分別為:

  • 80/20法則(80%的結果,主要由20%的作為所決定)
  • 10-10-10決策工具(利用短、中、長期目標,來幫助你作決定)
  • 避免因果謬誤(不要輕易地將原因和結果劃上等號,而忽略過程和其他影響因素)

分享我的心智模型

而我自己常用的心智模型主要有三個,分別為:

  • 80/20法則
  • 5W1H分析法
  • 三法則

80/20法則

第一個是80/20法則,這個真的是經典,

如同剛才艾爾文大大介紹那樣,主要就先針對關鍵之處,來幫助你取得大部分的結果,

這個會幫助你在執行任務、或工作時,可以節省不少時間,

另一方面,我也會用在學習知識上,

簡單來說,也就是針對主要的內容先作學習,了解基本架構之後,再補足其他小細節。

衍伸閱讀:

5W1H分析法

再來,第二個是5W1H分析法,

簡單來說,就是利用六個疑問詞,來幫助你分析問題或狀況,哪六個疑問詞呢?

其實你應該也猜得出來,分別為:

  • What(什麼)
  • Why(為什麼)
  • When(何時)
  • Where(在哪裡)
  • Who(是誰)
  • How(如何)

舉個例子,假設今天你要分析一個狀況或事件,你就可以利用這個方法去作分析,依序為:

  • What → 發生什麼事?
  • Why → 為什麼會發生?
  • When → 在什麼時候發生的?
  • Where → 在哪裡發生的?
  • Who → 參與事件發生的人有誰?
  • How → 事情是如何進展的?

其他像是設定目標、或是制定學習計畫,也都可以利用這個方法來思考!

三法則

第三個是三法則,其實也可以叫做三點概念

而你也可以發現到三,這個數字,在世界中,似乎很常出現,

相關例子像是顏色的三原色、勢力的三巨頭、甚至是成語(三人成虎、三人行,必有我思焉…等),

因此,不知道是不是這樣,我們大腦的記憶對它似乎很有感覺(只對你有感覺耶,很煩耶XD),

相對上,如果一次吸收的資訊是超過三個,就越來越不容易記憶了,

而它可以運用的地方,像是簡報的介紹、或是要作結論時…等等要歸納重點之處,特別好用,

因為方便別人來做記憶!

因此,不妨下次你要自我介紹時,也可以用看看這個方式,說不定就讓別人記住你了!

結論

最後,我們簡單來複習一下,有三個重點!

  • 解決問題的步驟:

    確認問題 → 分析問題 → 制訂方案 → 開始執行 → 回顧修正

  • 如何提升解決問題的能力:

          建立多種心智模型

  • 心智模型的例子:

          80/20法則、10-10-10決策工具、避免因果謬誤、5W1H分析法、三法則

希望今天的分享,可以幫助到你提升解決問題的能力,

另外,如果你還有其他好用的心智模型,或是有任何問題,也都可以在下方留言給我知道喔!

延伸閱讀:

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