如何有效記帳?只要你記住關鍵五大步驟!

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Last Updated on 2020 年 12 月 8 日 by Simon

引言:

你是否曾有過這樣的經驗,每次一到月底,無論收入賺多賺少,荷包始終空空如也,也就是別人所稱的月光一族,一旦有人問你都把錢花去哪了?你卻也一問三不知,

如果有一天你突然清醒,想要打破這樣的窘境,那麼記帳絕對是你不能疏忽掉的重要關鍵!

而今天我想結合我過去的記帳與學習經驗,來分享給你,一同學習成長!

如何有效記帳?

如何有效記帳

怎樣才算是有效的記帳方式,我想是許多理財學習者都想要了解的事,而我認為記帳要有效,有三個重要觀念是你不能疏忽掉的:

  • 達到目的

  • 避開阻礙

  • 完整步驟

以下會先針對這三個觀念,開始來分別探討一番,就讓我們繼續看下去!

為什麼要記帳?(達到目的)

首先,在我們開始記帳以前,先來探討一下,究竟為什麼要記帳?

我認為主要有三個目的:

  • 了解收支狀況

  • 儲存更多金錢

  •  過更好的生活

這三點其實都是環環相扣的,因為一旦你了解目前的收支狀況時,就可以知道如何去調整你的消費模式,進而避開不必要的支出,與節省額外的開銷,

而這就意味著,你將可以存更多錢,而存下來的錢,你可以選擇投資自己,或是完成自己的目標,

因為我們都知道只有錢而已,其實不會感覺到快樂,而是透過金錢,讓自己的生活變得更加美好,才是我們的最終目的!

為什麼不能成功記帳?(避開阻礙)

有些人已經知道記帳可以幫助他們理財,但是為何他們卻還是一樣不能成功記帳?

我認為有兩大主因:

  • 半途而廢
  • 交差了事

半途而廢

簡單來說,就是無法堅持記帳,可能是一時興起,突然覺得自己已經月光族這麼久了,需要做點什麼來改變,然而一旦熱血的情緒消失後,你又回到原點,

因此,會建議你要先去了解背後的主因,到底是什麼讓你無法堅持下去,像是記帳太麻煩啦、容易忘記記帳…等等,一旦你解決問題所在,養成習慣便指日可待。

如何改善:

  1. 利用手機APP(消費完隨手記錄,基本上不會超過半分鐘。)
  2. 設定提醒鬧鐘(在一定時間內,記帳完成,其實很多記帳APP本身也有提醒機制,也都可以善加利用。)

交差了事

這一點主要是想說,有些人記帳會陷入一種情況,就是有記就好,而這往往就會導致你還是一樣存不到錢,

因為你要知道記帳只是財務管理當中的一個方法,而它的目的就是要幫助你存到更多錢,如果你還是存不到錢,其實就是有記等於沒記。

如何改善:

  1. 定存扣款(儲蓄金額在薪水進來帳戶時,就預先扣除。)
  2. 設立預算(利用作預算,限制不必要支出。)

記帳五大步驟:(完整步驟)

根據我的記帳與學習經驗,如果要把記帳做的更有效率,我認為主要可以分為這五大步驟去執行:

  1. 記錄每筆消費
  2. 堅持一段時間
  3. 分析消費狀況
  4. 製作預算表
  5. 交叉修正

記錄每筆消費:

在一開始記帳時,任何花費都不要疏忽掉,這一點會讓你在之後的分析帳務上,更加提高你的準確度。

堅持一段時間:

通常建議三到六個月,基本上這段時間,你大致上已經可以掌握你的消費習慣,除非你的消費模式真的變化多端,你可以再自行做調整。

分析消費狀況:

這是記帳的關鍵步驟,而你要如何分析呢?其實只要記住一個簡單概念,就是消費分類,將你的消費分別篩選出必要與不必要的支出,方便下一步的預算製作。

製作預算表:

能走到這一步,表示你有好好地做好前面的記帳步驟,而這一步就是預先將每筆消費項目給予一定的金額上限,此時,你可以依據前幾個月紀錄下來的花費去作平均,然後大概分配各個項目的預算。

交叉修正:

將當月的預算表與消費表相互做比較,確認那些消費金額誤差過大,再進行修改挑整。

記帳消費如何分類?

剛才在我們的記帳步驟當中,有提到要做消費分類,而這裡馬上提供給你兩個簡單技巧:

  • 分為必要、非必要
  • 結合食衣住行育樂

分為必要、非必要:

這點是為了幫助你了解消費也需要有優先順序,進而培養好習慣,以必要消費為優先,非必要消費為次之

而必要與非必要如何區分呢?

首先,必要消費,是維持你基本生活的花費,換句話說,就是沒辦法不花錢的支出,舉例來說,就像是房租、伙食費…等等,

再來,非必要消費,主要跟你的個人慾望有關係,就算你不消費也沒任何大事發生,舉例來說,就像是一些玩樂費用(看電影、KTV唱歌…等等),

基本上,如果你想再更進一步地去分析,就可以再劃分為必要、需要、想要

而我想許多人會有疑問的應該是卡在需要,

因此,我們來特別探討一下,什麼是需要性消費?

其實它和必要性消費有點像,而我自己的分法是,如果是必要性消費中可以調整的支出,我就把它歸類在需要項目裡面,

換句話說,這種消費的存在是需要的,但是它可以依照個人情況去作調控所花費的金額,

像是三餐的伙食費就可以放在這裡,每個人應該都不太一樣,有些人三餐都吃便當也不會膩(便當cp值真的高,大省荷包錢),有些人則是非餐廳就不吃(伙食費可能高的嚇人,荷包準備大失血)。

結合食衣住行育樂:

這一點是為了方便你之後要做預算時的分類,有時候,你可能會想不到要把錢分配在什麼項目之上,這個時候,如果平常記帳時,有先利用這個概念分類,你就會比較知道要把錢分配在什麼地方上,

以下簡單舉例說明:

食:三餐伙食費、買水果

衣:衣服、褲子

住:房租、家用品

行:油錢、機車保養費

育:買書

樂:看電影

簡單來講,你可以將你當月的消費細項,利用食衣住行育樂來進行歸納,一旦你有持續記帳,你就可以了解每月主要會支出的項目有哪些,

而製作預算時,就可以以此為樣本,去做反推的動作,再搭配下個月的計畫行程(了解是否會有額外花費),去做財務分配,

像是伙食費你大部分消費落在8000~9000,你的預算就可以抓個9500,不用太苛刻,一定說要抓的剛剛好。

記帳工具

俗話說的好:「工欲善其事,必先利其器」,因此,挑選適合自己的記帳工具,將會讓你事半功倍,

而這裡有四種不同工具,提供給你來挑選:

筆記本

這是最傳統的記帳工具,也很容易可以上手,因為你只要準備一本筆記本和一支筆就可以開始,不過不喜歡寫字的人,我不太建議使用,因為你可能會半途而廢,像我就是不喜歡寫字的那種人!

Excel

如果你本身就有使用Excel的習慣,那麼他絕對是你記帳的好幫手,因為他裡面內建許多功能,可以幫助整理你的帳務資訊,你也可以依照自己的想法,隨意更改記帳的形式,不過相對的,缺點就是,初學者可能需要一點時間,才可以上手。

手機APP

隨著科技的進步,人手一機的普及程度,手機APP早已有記帳軟體可以使用,十分便利,隨手可記,不怕忘記,我非常推薦記帳初學者使用,像我自己就有在使用一款記帳APP(AndroMoney),很感謝它幫助像我這種討厭寫字的人,養成記帳習慣,

如果想深入了解AndroMoney的朋友,可以參考我這篇(一用就愛上的記帳APP![AndroMoney分析指南])

另外,也有像是遊戲版本的記帳APP,如果家裡有小朋友,也可以利用這種APP,在玩樂之中,幫助他們學習記帳,從小培養理財好習慣!

雲端Excel

這其實就是前面介紹過的Excel的線上版,因為它具有分享給他人編輯的功能,因此蠻適合像是夫妻、社團,或是小組織…等多人一同記帳使用,幫助達到帳務透明化,提高管理財務的方便性!

記帳心得分享

接下來,我會以簡單的三個Q&A,來分享我這幾年的記帳小心得!

Q. 我現在的記帳方式?

我目前每天主要以手機APP記帳為主,月底再搭配Excel做輔助。

Q. 為什麼會結合使用呢?

因為手機APP方便性高,隨手可記,而Excel的部分,我主要是用在月底結算所有消費,並且可以幫助我順便作下個月的預算。

而我目前處在已經了解自己的消費模式,近期消費習慣如果沒有遇到特別的事,也是蠻固定的,因此我現在手機APP主要以記錄大筆或是額外開銷為主,

不過如果你還不清楚自己的消費模式,我建議所以細項都可以記錄下來,

基本上,我認為細節記錄在初期時,是有它存在的必要,而一旦你了解你的消費狀況後,就可以節省掉這些紀錄的時間,

因為你要知道記帳它是一個幫助我們去過更好生活的一種方法,所以把這些時間省下來,去做更多有價值的事,創造出更好的生活吧!

Q. 如何讓記帳變得更有動力?

我這裡有三個小技巧想分享給大家:

  • 認識自我
  • 經營公司
  • 化為數據

認識自我:

我覺得從記帳當中,你會不斷地發現自己喜愛的美食、穿衣的風格、玩樂的興趣…等,諸如此類,關於你的生活習慣,你會有更全面的認識,

因此,如果你把記帳當作是認識自我的開始,你將會為它添加新的意義!

經營公司:

如果你套用遊戲化的概念,把自己想像成一間公司來經營,玩的就是經營你自己這間公司,而記帳就是為了幫助你收集資料,進而分析,改善自我,你會更有動力去執行!

化為數據:

再來,加上年終評比的模式,也就是為你的財務狀況,制定財務報表來評估你目前的財務狀況,製作出一張漂亮的成績單,其實這就是利用數字化的概念,讓你有一個清晰的目標,會大大地激勵你去努力改善財務狀況!

結論

記帳其實也可以變有趣,只要你善加利用身邊的工具,並有清晰的目標與適當的方法,將會幫助你大大地在理財這條路上如魚得水,而且同時,你也可以學習自我管理,為人生增添更多的可能性!

如果覺得這篇文章對你有幫助,請幫我拍個5下小手,這將會大大地激勵我,創作出更多更好的內容給大家,感謝您的貴手!

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在〈如何有效記帳?只要你記住關鍵五大步驟!〉中有 20 則留言

  1. 畢業一年了還是存不到什麼錢。原來記帳這麼重要,也要注意這麼多眉眉角角。謝謝版主分享這麼有用的知識!明天開始馬上執行!

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  2. 個人蠻推薦記帳的,以前覺得自己蠻愛花錢的,
    所以下定決心要好好記帳,這樣不僅可以存到錢,還可以知道自己花了哪些東西!
    一但把這個習慣養成好,也慢慢的不太愛亂花錢養成儲蓄的好習慣~~
    記帳真的是踏入理財的入門知識

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    • 如果想脫離月光族,記帳真的是一個很重要也有效的方法!
      我認為預算的安排,簡單可以分為固定支出和額外支出,而固定支出基本上就是透過記帳,了解到每月平均的消費金額,像是你知道每月的伙食費用平均都落在8000~9000,你就可以簡單抓個9500(就像我文章內容有提到的),可以租略估計,實驗看看,再加以調整,而額外支出,指的是,你預估這個月可能會有一筆額外開銷,像是想準備禮物給朋友之類的(因人而異),就要提早去預留起來,最後一個簡單的概念就是我文章中提到的,將消費分類(必要、需要、非必要),先將預算留給必要支出,有剩餘再分給非必要!有任何問題可以再討論~

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