五大時間管理技巧/讓你一天多做十件事的關鍵秘訣?

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Last Updated on 2021 年 6 月 9 日 by Simon

你是否曾有以下疑慮:

  • 工作做不完,總是要加班?
  • 時常覺得上班後,回家休息一下,一天又過去了?
  • 明明大家一天同樣都是24小時,但有些人可以做很多事,你卻不行?

如果有以上問題,表示你的時間管理能力可能已經亮起紅燈!

而今天我會分享五個使用過,覺得十分有幫助的技巧,

希望可以幫助你解決目前時間上的管理瓶頸!

時間管理是什麼?

在我們學習時間管理技巧之前,先來了解一下什麼是時間管理?

它的定義主要是使用技巧、技術和工具幫助人們完成工作,實現目標,

這點你可以在維基百科中看到更深入的講解。

簡單來說,時間管理就是在一定的期限內,幫助自己完成自我目標的一項能力!

所以,並不是在一天之內,做了很多事,就代表你擁有良好的時間管理能力,

假如你都只是做了一些非必要的芝麻瑣事,那也只是做心安而已,最後你會發現怎麼總是在瞎忙!

接下來我會開始分享時間管理技巧,幫助你在時間管理上的能力有更進一步的成長!

五大時間管理技巧

五大時間管理技巧

接續剛才提到時間管理的定義,而我認為,如果想要有效管理時間,基本上,你得先學會管理自己

因此,關於時間管理技巧的學習,我覺得其實可以從自我本身,當作出發點來做延伸,

而我所整理的五大時間管理技巧就是如此,主要可以分為以下五點:

  • 事先計畫
  • 優先順序
  • 高效時段
  • 零散時間
  • 排除干擾

事先計畫

事先計畫

首先,第一個時間管理技巧,事先計畫,

如同剛剛所提到,良好的時間管理,就是在一定時間內,可以完成自己的目標 。

所以,在完成一件事情之前,我們必須清楚地知道我們的目標是什麼,做好計畫,

不然,就跟開車使用衛星導航沒有設定目的地一樣,亂走一通,最後只會迷失方向,不知所措 。

以下提供三個行動步驟:

  • 為自己設定年度目標

  • 再將目標區分成每月、每周、每日可完成事項

  • 執行計畫並追蹤進度

而事先計畫,我認為是最為關鍵的時間管理技巧,所以排在第一個先介紹!

另外,再補充一點,

安排計畫時,不要把時間排得太緊湊,像是九點到十點讀英文、十點十分到十一點讀數學…

我認為不用刻意安排幾點到幾分做什麼事 。

因為一旦你沒做到,一方面因為時間上的壓力,可能會影響你的做事品質與效率,

另一方面,你可能會陷入一大堆事情沒有做,而導致心靈感到焦慮 。

因此,學習讓時間安排上保有彈性才是明智的選擇!

如果大家想更深入地了解如何做計劃,可以參考我的另一篇如何制定計畫的文章!

延伸閱讀:

優先順序

優先順序

一件事情總是有他的時效性,這也就是時間管理的意義所在,

因此,如果你想要學會時間管理技巧,那你就要懂得排列事情的優先順序,

適時地選擇什麼任務是可以先執行什麼是可以稍後再做的

如此一來,才可以讓時間更有效地被運用,進而創造單位時間內的最大生產力 。

以下提供三個步驟:

  • 寫下今日所有任務的代辦清單(1)

  • 利用重要緊急四象限區分代辦事項(2)

  • 依序排列每項任務的優先順序(3)

舉例說明(假設今天是假日):

(1) 今日所有任務:

今日任務

基本上,先不用特別思考如何排序,

因為這個步驟主要是為了清空大腦,將你腦中所有的任務給釋放出來,

可以選擇直接寫在紙上,或是使用Excel 、 word打字都可以!

(2) 依序填入:

重要緊急四象限

如果有朋友不太會使用或是不知道重要緊急四象限,之後會再另外寫文章和大家分享!

(3) 依序排列:

排序清單

基本上,不緊急且不重要的事情,就不用填寫了,因為沒做也沒有關係,我想你是知道的…

而重要且緊急的事與重要但不緊急的事,我認為誰先誰後沒差,

主要是時間的分配,我個人會將大部分時間放置在重要但不緊急的任務上 。

但是,我想一定有朋友心裡一定會打問號,緊急的事情不先做,是不是找死呀?

關於這個問題我會在重要緊急四象限的文章中,進一步與大家再做探討。

高效時段

高效時段

或許你常會聽到,許多成功人士都有早起做事的習慣,因此有更多的時間來執行任務 。

但是,當有人想效仿他們的時候,往往卻只有三分鐘的熱度,我就是其中之一 。

曾經嘗試過四、五點就爬起來做事,但做事的效率卻沒有想像中來的更好,

反倒是和以往一樣的時間才開始做事,工作效率還比較顯著 。

這是因為,其實每個人都有屬於自己的高效時段,

有的人在早晨,有的人卻在傍晚,

而這段時間,也就是優化一天生產力的最佳時機,可以用來執行一天當中最重要的任務,

這也就是時間管理技巧的精隨,要懂得善用時間

而為了幫助你找出高效時段,以下提供三個行動步驟:

  • 把重要的任務,嘗試在一週內分配到不同時段(早上、下午、晚上)

  • 開始記錄每天完成任務所花費的時間(先持續一週)

  • 回顧工作情況與比較花費時間

找到屬於自己的高效時段後,盡可能養成固定時間點做重要的事,讓大腦也跟著培養習慣,

進而節省大腦重新開機的時間,如此一來,便可再優化每天的工作生產效能!

零散時間

零散時間

想要讓每天運用的時間更有效率,那你絕對不能放過每天的零散時間 。

這個時間管理技巧,和剛剛的第二個技巧(優先順序)其實有所關聯,

主要針對像是緊急但不重要的事務,或是其它大任務切割出來的小任務 。

簡單來說,就是把需要花費較少時間的任務塞入片段時間當中,

而此時,也可以搭配集中處理原則來運用你的零散時間 。

舉例說明:

假如今天要出去買飯,就可以順路一起把繳手機費、購買民生用品等瑣事一併解決

而如果你想要讓這個技巧發揮得更有效率,那你就需要去紀錄每個任務所需要的時間,

以下提供三個行動步驟:

  • 找出一天當中的零散時間

  • 思考可以放入那些任務

  • 紀錄成功完成的任務所需時間,以便應用於下次零散時間當中

排除干擾

排除干擾

畢竟人是群居動物 ,只要你還生活在地球,你就會有受到干擾的一天 。

因此,想要更加有效運用時間,你就得學習如何排除干擾!

然而,想要排除干擾,你就需要去了解什麼是你的干擾源!

而我個人認為,手機就是生活中數一數二的干擾源,我想各位朋友可能都曾有被手機訊息通知摧殘的經驗 。

因此,像是自己處在高效時段,正執行重要的任務時,就可以將手機通知給關閉,避免分心而影響專注力 。

我知道有些朋友一定會說,如果有重要的事情怎麼辦,

我認為可以先和你的同事、朋友、或是家人事先溝通

如果有急事再打電話給我,不然我可能不會注意到訊息,

一旦他們確切了解你的習慣後,就可以幫助你避免掉不必要的麻煩 。

再者,你也可以安排一些可被干擾的時段

主要放入一些行政工作、事務性工作、或是比較少需要耗費腦力和專注力的任務在這個時段,

因為這個時段主要的目的,就是用來對應其他干擾源。

一旦你學會排除干擾,將有助於改善專注力,

因為你想一下,每次工作分心,你又得重新專注,代表大腦又得重新搜索任務所需要的資訊,

就像電腦重新開機一樣,而擁有良好的專注力,將會為你提升工作上的表現!

以下提供三個行動步驟:

  • 收集干擾源

  • 區分可避免與不可避免

  • 安排可被干擾時段

結論

基本上,每個時間管理技巧,都是息息相關的,

而大家可以先選擇一項時間管理技巧,透過行動步驟,具體操作練習,

希望透過以上五種時間管理技巧,啟發各位朋友,在時間管理上可以更加得心應手!

另外,也可以在底下留言,自己準備開始使用哪個時間管力技巧,

或是覺得哪個技巧對你很有幫助,若是還有其他問題都可以在底下發問呦!

衍伸閱讀:

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